WordML meistern: Tabellen und erweiterte Formatierungen mit KI
(Erstellt mit Hilfe von: ChatGPT, Gemini – Bild: Imagen)
Willkommen zurück zu unserer Serie über WordML und wie künstliche Intelligenz dir bei der Dokumentenformatierung unter die Arme greifen kann! Nachdem wir uns in den letzten Beiträgen mit den Grundlagen von WordML und der Erstellung eines einfachen Dokuments beschäftigt haben, tauchen wir heute tiefer in die Materie ein. Wir werden uns ansehen, wie du Tabellen erstellst und formatierst, Tabellenformatvorlagen anwendest, Alternativtexte hinzufügst und wiederholte Überschriften aktivierst – und das alles mit tatkräftiger Unterstützung durch KI.
Das Besondere an WordML ist, dass es sich um eine reine Textdatei handelt, die alle Informationen über dein Dokument enthält. Genau hier liegt die Stärke der KI: Sie kann diese Textstruktur analysieren, verstehen und manipulieren, um komplexe Formatierungsaufgaben zu automatisieren oder zu vereinfachen.
1. Tabellen erstellen und formatieren
Das Erstellen einer Tabelle in WordML erfordert das Verständnis der XML-Struktur für Zeilen (<w:tr>) und Zellen (<w:tc>). Jede Zelle enthält dann den eigentlichen Inhalt. KI kann dir dabei helfen, den benötigten WordML-Code zu generieren, ohne dass du jedes Tag von Hand setzen musst.
Dein Prompt für die KI:
„Erstelle den WordML-Code für eine Tabelle mit 3 Spalten und 4 Zeilen. Die erste Zeile soll als Überschrift dienen. Füge beispielhafte Inhalte hinzu, z.B. ‚Produkt‘, ‚Preis‘, ‚Verfügbarkeit‘ in der Kopfzeile und entsprechende Daten in den folgenden Zeilen.“
Beispielhafter KI-Output (Auszug):
XML
<w:tbl>
<w:tblPr>
<w:tblW w:w="0" w:type="auto"/>
<w:tblBorders>
<w:top w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
<w:left w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
<w:bottom w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
<w:right w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
<w:insideH w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
<w:insideV w:val="single" w:sz="4" w:space="0" w:color="auto"/>
</w:tblBorders>
</w:tblPr>
<w:tr>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Produkt</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Preis</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Verfügbarkeit</w:t></w:r></w:p></w:tc>
</w:tr>
<w:tr>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Laptop</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>1200 €</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Auf Lager</w:t></w:r></w:p></w:tc>
</w:tr>
</w:tbl>
KI-Vorteil: Die KI generiert dir nicht nur die Grundstruktur, sondern kann auch grundlegende Formatierungen wie Rahmenlinien oder Spaltenbreiten direkt im WordML-Code berücksichtigen, basierend auf deinen Anweisungen.
2. Anwenden einer Tabellenformatvorlage
WordML ermöglicht es dir, definierte Tabellenformatvorlagen (<w:tblStyle>) zu verwenden, um ein einheitliches Aussehen zu gewährleisten. Diese Formatvorlagen sind im styles.xml-Teil eines DOCX-Archivs definiert, können aber prinzipiell auch in WordML eingebunden werden. Für diesen Beitrag konzentrieren wir uns darauf, eine vorhandene Formatvorlage auf deine Tabelle anzuwenden.
Dein Prompt für die KI:
„Wie wende ich die Tabellenformatvorlage ‚Gittertabelle 4 – Akzent 1‘ auf die bereits erstellte WordML-Tabelle an? Füge den entsprechenden WordML-Code hinzu.“
Beispielhafter KI-Output:
Um eine Tabellenformatvorlage anzuwenden, fügst du das <w:tblStyle>-Element innerhalb von <w:tblPr> (Table Properties) ein.
XML
<w:tbl>
<w:tblPr>
<w:tblStyle w:val="GridTable4Accent1"/> <w:tblW w:w="0" w:type="auto"/>
</w:tblPr>
</w:tbl>
KI-Vorteil: KI kann dir helfen, die korrekten w:val-Attribute für gängige Tabellenformatvorlagen zu finden, da diese oft kryptische Namen im XML haben. Du kannst die KI auch bitten, dir die Definition einer bestimmten Formatvorlage (wenn du Zugriff darauf hast) in WordML zu übersetzen.
3. Alternativtext für die Tabelle setzen (Titel und Beschreibung)
Alternativtexte sind entscheidend für die Barrierefreiheit. Sie ermöglichen es Screenreadern und anderen assistiven Technologien, den Inhalt einer Tabelle zu beschreiben. In WordML werden diese Informationen über die Elemente <w:tblCaption> (Titel) und <w:tblDescr> (Beschreibung) innerhalb von <w:tblPr> hinterlegt.
Dein Prompt für die KI:
„Füge der WordML-Tabelle einen Alternativtext hinzu. Der Titel soll ‚Produkttabelle Q2 2025‘ sein und die Beschreibung ‚Diese Tabelle zeigt die Verkaufsdaten und Verfügbarkeit der Produkte im zweiten Quartal 2025‘.“
Beispielhafter KI-Output:
XML
<w:tbl>
<w:tblPr>
<w:tblCaption w:val="Produkttabelle Q2 2025"/>
<w:tblDescr w:val="Diese Tabelle zeigt die Verkaufsdaten und Verfügbarkeit der Produkte im zweiten Quartal 2025"/>
</w:tblPr>
</w:tbl>
KI-Vorteil: Die KI kann dir die genauen XML-Elemente und deren korrekte Platzierung nennen. Darüber hinaus könnte eine fortgeschrittene KI, wenn du ihr den Kontext der Tabelle gibst, sogar Vorschläge für sinnvolle Alternativtexte machen.
4. Wiederholte Überschrift aktivieren
Wenn Tabellen über mehrere Seiten gehen, ist es unerlässlich, dass die Überschriftenzeile auf jeder neuen Seite wiederholt wird. Dies verbessert die Lesbarkeit erheblich. In WordML wird dies durch das Element <w:tblHeader> innerhalb des <w:trPr> (Table Row Properties) der ersten Zeile erreicht.
Dein Prompt für die KI:
„Aktiviere die Option für wiederholte Überschriften für die erste Zeile der WordML-Tabelle. Zeige den entsprechenden WordML-Code für die erste Zeile.“
Beispielhafter KI-Output:
Du musst das <w:tblHeader/>-Tag innerhalb der Eigenschaften der Zeile (<w:trPr>) platzieren, die als wiederholte Überschrift dienen soll.
XML
<w:tr>
<w:trPr>
<w:tblHeader/> </w:trPr>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Produkt</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Preis</w:t></w:r></w:p></w:tc>
<w:tc><w:p><w:r><w:t>Verfügbarkeit</w:t></w:r></w:p></w:tc>
</w:tr>
KI-Vorteil: KI hilft dir, die exakte Position und das korrekte Tag für diese spezifische Funktion zu finden, da die WordML-Spezifikation sehr detailliert sein kann und es leicht ist, sich in den vielen Tags zu verlieren.
Fazit und Ausblick
Du siehst, WordML bietet eine enorme Kontrolle über die Formatierung deiner Dokumente. Während das manuelle Schreiben von WordML-Code komplex sein kann, ist hier der Punkt, an dem KI zu einem unschätzbaren Werkzeug wird. Sie kann dir helfen, den benötigten Code zu generieren, zu validieren und sogar bestehenden Code zu interpretieren. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und reduziert die Fehleranfälligkeit.
Im nächsten Beitrag werden wir uns weitere fortgeschrittene Themen ansehen, wie z.B. das Arbeiten mit Abschnitten und Spalten oder das Einbinden von Bildern. Bleib dran, um zu erfahren, wie KI auch hier deinen Workflow optimieren kann!